Una multinacional del sector de las ciencias de la vida implanta los eLogbooks en 15 centros en menos de tres meses con Tulip
Las nuevas normativas aumentan la presión para que se produzcan cambios
Esta multinacional del sector de las ciencias de la vida fabrica una amplia gama de productos sanitarios, entre los que se incluyen medicamentos y equipos médicos. A principios de 2023, su departamento de inventario sobre el terreno se enfrentó a nuevos requisitos normativos para la distribución de kits quirúrgicos ortopédicos utilizados en procedimientos de reconstrucción articular, traumatología, columna vertebral y craneomaxilofacial a una red regional de hospitales.
Con la entrada en vigor de los nuevos requisitos normativos, a esta empresa le preocupaba que las actividades adicionales de cumplimiento retrasaran significativamente el tiempo necesario para distribuir eficazmente sus kits quirúrgicos, que salvan vidas. Hicieron especial hincapié en que, en entornos GxP, deben mantener registros en libros de registro legibles y con marca de tiempo para su proceso de recepción de los kits, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo. Al tratarse del registro principal para documentar los datos brutos de los eventos y el inventario, una entrada omitida, un registro mal redactado o un cuaderno dañado pueden obstaculizar gravemente la trazabilidad y la rendición de cuentas.
Encontrar una solución de libro de registro que mejorara la productividad al tiempo que garantizara la calidad y el cumplimiento normativo no fue tarea fácil para el ingeniero de calidad encargado de dar soporte a 15 centros de inventario sobre el terreno repartidos por todo Estados Unidos. No solo tenía que realizar un seguimiento de qué operadores atendían los pedidos de kits quirúrgicos de préstamo, sino que también debía documentar el procesamiento de la recepción de los kits devueltos y la reposición de cualquier material fungible utilizado en la operación anterior, antes de que los kits de préstamo estuvieran disponibles para la siguiente intervención quirúrgica.
El papeleo lleva mucho tiempo y es propenso a los errores
El proyecto piloto de esta empresa terminó con una dura lección: la documentación manual entorpecería el trabajo de los operarios que reciben y envían cientos de kits al día en cada centro.
Se dieron cuenta de que el procesamiento de cada kit podía llevar más de 10 minutos si se utilizaba documentación en papel. Este tiempo de ciclo era inaceptable, sobre todo teniendo en cuenta que su flujo de trabajo seguía siendo propenso a errores y entrañaba el riesgo de incumplimiento normativo. En lugar de centrarse en iniciativas de mejora continua, este equipo se veía desbordado por el papeleo y necesitaba mano de obra solo para almacenar estos documentos fuera de las instalaciones o escanearlos para su almacenamiento electrónico.
Los datos de los registros en papel no aportan ningún valor añadido; solo sirven para cumplir con los requisitos reglamentarios.
El equipo decidió rápidamente dar un giro y empezar a utilizar una herramienta digital para documentar el proceso. Su búsqueda les llevó a Tulip, y desde entonces ya no volvieron a utilizar el papel.
Esta empresa eligió Tulip por su capacidad para implementar rápidamente una solución a medida sin la complicación de tener que dominar un software de gestión de registros complejo, genérico y listo para usar. Su necesidad inmediata era gestionar el inventario, gestionar los cambios en los tipos de kits y visualizar sus operaciones en un panel de control. Con unos casos de uso claros en mente, resultó sencillo crear tres aplicaciones para cada función con el fin de documentar todo el proceso de recepción de los kits de préstamo.
En un plazo de tres meses, la empresa del sector de las ciencias de la vida implantó una solución de libro de registro digital con aplicaciones de Tulip en 15 centros de inventario sobre el terreno repartidos por todo Estados Unidos, con la creación de 125 cuentas de usuario.
La eliminación de la documentación manual supone un ahorro estimado de 500.000 dólares al año
En los dos meses posteriores a la implantación de la solución con Tulip, la empresa registró 48.331 kits con 1,5 millones de componentes en los 15 centros de inventario sobre el terreno. Más del 98 % de todos los kits se registraron mediante un simple escaneo de código de barras, sin necesidad de introducir datos manualmente ni de hacer clics con el ratón.
La digitalización del proceso mediante las aplicaciones de Tulip ha reducido lo que podría haber sido un proceso manual de 10 minutos a unos pocos segundos. Con 125 operarios utilizando la nueva solución, esto equivale a unas 11 000 horas al año, lo que se traduce en un ahorro de tiempo de aproximadamente medio millón al año.
La solución de libros de registro digitales de Tulip no solo mejora la eficiencia del proceso de recepción, sino que facilita el acceso retroactivo a la documentación. Si el ingeniero de calidad quisiera saber quién trabajó en qué kit y en qué fecha, encontrar esa información le llevaría menos de un minuto gracias al sistema de registro digital de Tulip. Esto mejora la productividad, la rendición de cuentas y la transparencia dentro del departamento.
La sección de datos de [Tulip] es muy intuitiva y nos permite consultar lo que necesitamos con bastante rapidez… Tuve un supervisor que me planteó un par de preguntas sobre un operario que quizá necesitara algo de formación adicional. Necesitaba que le confirmara que él había sido la última persona en comprobar unos kits concretos, y pude obtener esos datos en menos de un minuto.
Muchas soluciones de cuadernos de bitácora electrónicos alivian parte de la carga que supone el cumplimiento normativo gracias a una funcionalidad de documentación mejorada; sin embargo, Tulip va más allá, ya que ofrece información contextual en tiempo real a través de una interfaz fácil de usar.
Implementación flexible en múltiples sedes con una gestión fiable
La empresa del sector de las ciencias de la vida consideró que la implantación a nivel mundial de la solución de cuadernos de bitácora digitales se llevó a cabo sin ningún contratiempo.
La verdad es que no tuvimos ningún problema a la hora de implementar Tulip en varias páginas web.
Tulip, al tratarse de una plataforma nativa en la nube, facilitó una implementación en múltiples sedes mucho más rápida de lo que podría hacerlo una solución de software de fabricación tradicional. La implementación en la nube permite que la configuración y la aprobación de las aplicaciones se realicen desde cualquier lugar y no requiere recursos locales.
La empresa utiliza Tulip en una nube privada alojada en Microsoft Azure para gestionar sus datos con el máximo nivel de seguridad y control, sin renunciar a la flexibilidad y la escalabilidad de una arquitectura basada en la nube.
TulipLa arquitectura de datos de […] también simplifica la gestión de múltiples centros al eliminar los silos de datos, lo que permite acceder a los datos en tiempo real desde cualquier lugar y obtener vistas agregadas de los 15 centros para obtener información precisa que permita mejorar los procesos.
El ingeniero de calidad del personal destacó que las funciones de gestión de usuarios de Tulip facilitan la concesión del nivel adecuado de permisos a los usuarios correspondientes, lo que garantiza que todos los miembros de su equipo dispongan de las herramientas que necesitan, sin correr el riesgo de que se produzcan cambios no autorizados.
Una plataforma validada, infinitas posibilidades
En menos de seis meses tras descubrir Tulip, esta empresa del sector de las ciencias de la vida aprovechó la plataforma Tulip para transformar un proceso analógico en uno digital, cumplir plenamente con la nueva normativa y obtener una visión global de un proceso cuyos datos antes eran inaccesibles, todo ello con una interrupción mínima de sus operaciones.
Creo que lo que más me llamó la atención fue la facilidad de uso y de implementación. La puesta en marcha en nuestros equipos fue bastante fluida y me parece que todo lo que queríamos que hiciera la solución era posible, y la implementaron sin ningún problema.
Ahora que han validado Tulip como plataforma, el tiempo necesario para obtener resultados al digitalizar otros procesos con Tulip será aún más rápido que en esta implementación inicial.
De cara al futuro, el equipo ya cuenta con más de 20 ideas sobre cómo aprovechar la plataforma Tulip para mejorar aún más el proceso actual y explorar nuevos casos de uso que mejoren otros aspectos de sus operaciones de inventario sobre el terreno. Algunas de estas ideas incluyen añadir documentación sobre fechas de caducidad, realizar estudios de tiempos y garantizar la ausencia de errores en el montaje de kits. En estos momentos, su mayor reto es determinar qué idea tendrá mayor impacto para empezar a implementarla primero.
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