La multinationale Sciences de la vie Corporation a mis en place des carnets de bord électroniques sur 15 sites en moins de 3 mois grâce à Tulip
Les nouvelles réglementations accentuent la pression en faveur du changement
Cette multinationale Sciences de la vie fabrique une large gamme de produits de santé, notamment des produits pharmaceutiques et du matériel médical. Début 2023, son service de gestion des stocks sur le terrain a dû faire face à de nouvelles exigences réglementaires concernant la distribution, au sein d’un réseau régional d’hôpitaux, de kits chirurgicaux orthopédiques utilisés dans le cadre d’interventions de reconstruction articulaire, de traumatologie, de chirurgie rachidienne et de chirurgie cranio-maxillo-faciale.
Compte tenu de ces nouvelles exigences réglementaires, cette entreprise craignait que les activités supplémentaires liées à la mise en conformité ne retardent considérablement la distribution effective de ses kits chirurgicaux, indispensables au sauvetage de vies. Elle a notamment souligné que, dans les environnements GxP, elle devait tenir des registres lisibles et horodatés pour le processus de réception des kits afin de garantir la conformité. En tant que document de référence principal pour consigner les données brutes relatives aux événements et aux stocks, une entrée manquante, un registre mal rempli ou un cahier endommagé peut gravement compromettre la traçabilité et la responsabilité.
Trouver une solution de registre permettant d’améliorer la productivité tout en garantissant la qualité et la conformité n’a pas été une tâche aisée pour l’ingénieur qualité chargé de soutenir 15 sites d’inventaire sur le terrain à travers les États-Unis. Il devait non seulement suivre quels opérateurs avaient traité les commandes de kits chirurgicaux de prêt, mais également documenter le traitement à la réception des kits retournés et le réapprovisionnement de tout consommable utilisé lors de l’intervention précédente, avant de remettre les kits de prêt à disposition pour la prochaine intervention chirurgicale.
Les procédures sur papier prennent beaucoup de temps et sont sources d'erreurs
Le projet pilote de cette entreprise s'est soldé par une leçon difficile : la documentation manuelle perturberait le travail des opérateurs chargés de réceptionner et d'expédier des centaines de kits par site et par jour.
Ils se sont rendu compte que le traitement de chaque dossier pouvait prendre plus de 10 minutes avec la documentation papier. Ce temps de traitement était inacceptable, d’autant plus que leur processus de travail était encore source d’erreurs et exposait l’entreprise à un risque de non-conformité. Au lieu de se concentrer sur les efforts d’ Amélioration continue , cette équipe croulait sous la paperasse et devait consacrer du temps et des ressources simplement pour stocker ces documents hors site ou les numériser en vue de leur archivage électronique.
Les données issues des carnets de bord papier n'apportent aucune valeur ajoutée ; vous ne faites que cocher une case pour vous conformer à la réglementation.
L'équipe a rapidement décidé de se tourner vers un outil numérique pour documenter le processus. Leurs recherches les ont menés sur Tulip, et ils n'ont plus jamais utilisé de documents papier.
Cette entreprise a choisi Tulip en raison de sa capacité à déployer rapidement une solution sur mesure, sans avoir à se familiariser avec un logiciel de gestion de registres générique, complexe et prêt à l'emploi. Son besoin immédiat était de gérer les stocks, de suivre les changements de types de kits et de visualiser ses opérations sur Tableau de bord. Grâce à des cas d'utilisation clairement définis, il a été facile de créer trois applications, chacune dédiée à une fonction spécifique, afin de documenter l'ensemble du processus de réception des kits de prêt.
En l'espace de trois mois, la société « Sciences de la vie » a déployé une solution de registre numérique intégrant les applications « Tulip » sur 15 sites d'inventaire répartis à travers les États-Unis, avec la création de 125 comptes utilisateurs.
La suppression de la documentation manuelle permet de réaliser une économie annuelle estimée à 500 000 dollars
Au cours des deux mois qui ont suivi le déploiement de la solution avec Tulip, l'entreprise a référencé 48 331 kits comprenant 1,5 million de composants répartis sur les 15 sites d'inventaire sur le terrain. Plus de 98 % de l'ensemble des kits ont été enregistrés à l'entrée par simple lecture d'un code-barres, sans aucune saisie manuelle ni aucun clic de souris.
La numérisation du processus grâce aux applications d’ Tulip a permis de réduire à quelques secondes ce qui aurait pu être une opération manuelle de 10 minutes. Avec 125 opérateurs utilisant cette nouvelle solution, cela représente environ 11 000 heures par an, soit un gain de temps d’environ un demi-million par an.
La solution de registres numériques proposée par Tulip améliore non seulement l’efficacité du processus de réception, mais facilite également l’accès rétrospectif à la documentation. Si l’ingénieur qualité souhaitait savoir qui a travaillé sur quel kit et à quelle date, il lui faudrait moins d’une minute pour trouver cette information grâce au système de gestion numérique des registres d’ Tulip. Cela améliore la productivité, la responsabilité et la transparence au sein du service.
La partie « données » du site [Tulip] est vraiment conviviale et nous permet de trouver très rapidement ce dont nous avons besoin… J’avais un supérieur hiérarchique qui avait quelques questions concernant un opérateur susceptible de devoir suivre une nouvelle formation. Il avait besoin que je confirme qu’il était bien la dernière personne à avoir vérifié ces kits spécifiques, et j’ai pu obtenir cette information en moins d’une minute.
De nombreuses solutions de journal de bord électronique allègent en partie la charge liée à la mise en conformité grâce à des fonctionnalités de documentation améliorées ; toutefois, Tulip va plus loin en proposant des informations contextuelles en temps réel via une interface conviviale.
Déploiement multisite flexible avec une gouvernance fiable
La société « Sciences de la vie » a constaté que le déploiement mondial de la solution de carnets de bord numériques s'était déroulé sans encombre.
Nous n'avons vraiment rencontré aucune difficulté lors du déploiement d'Tulip sur plusieurs sites.
Tulip, en tant que plateforme native du cloud, a permis un déploiement multisite bien plus rapide que ne l'aurait permis une solution logicielle de fabrication traditionnelle. Le déploiement dans le cloud signifie que la configuration et la validation des applications peuvent s'effectuer depuis n'importe quel endroit et ne nécessitent pas de ressources sur site.
Cette entreprise utilise Tulip sur un cloud privé hébergé sur Microsoft Azure afin de gérer ses données avec un niveau maximal de sécurité et de contrôle, tout en conservant la flexibilité et l'évolutivité d'une architecture basée sur le cloud.
TulipL’architecture de données de […] simplifie également la gestion multisite en éliminant les silos de données, ce qui permet d’accéder aux données en temps réel depuis n’importe où et de disposer de vues agrégées sur l’ensemble des 15 sites afin d’obtenir des informations précises en vue de l’amélioration des processus.
L'ingénieur qualité a souligné que les fonctionnalités de gestion des utilisateurs d'Tulip permettent d'attribuer facilement aux bons utilisateurs le niveau d'autorisation approprié, afin de garantir que chaque membre de l'équipe dispose des outils dont il a besoin, sans risquer de modifications non autorisées.
Une plateforme validée, de nombreuses possibilités
Moins de six mois après avoir découvert Tulip, cette entreprise Sciences de la vie a tiré parti de la plateforme Tulip pour transformer un processus analogique en processus numérique, se mettre pleinement en conformité avec les nouvelles réglementations et obtenir une vue d'ensemble d'un processus dont les données étaient auparavant inaccessibles – le tout avec un impact minimal sur ses activités.
Je pense que ce qui m'a le plus marqué, c'est la facilité d'utilisation et de mise en œuvre. Le déploiement au sein de nos équipes s'est déroulé sans heurts et il me semble que tout ce que nous attendions de cette solution a pu être réalisé, et que celle-ci a été mise en place sans aucun problème.
Maintenant qu'ils ont validé la plateforme Tulip , le délai de rentabilisation de la numérisation d'autres processus à l'aide d'Tulip sera encore plus court que lors de cette première mise en œuvre.
Pour l’avenir, l’équipe dispose déjà de plus de 20 idées sur la manière de tirer parti de la plateforme Tulip afin d’améliorer encore le processus actuel et d’explorer de nouveaux cas d’utilisation qui permettront d’optimiser d’autres aspects de leurs opérations d’inventaire sur le terrain. Parmi ces idées figurent notamment l’ajout d’informations sur les dates de péremption, la réalisation d’études de temps et la mise en place de mesures de prévention des erreurs lors de l’assemblage des kits. À l’heure actuelle, leur plus grand défi consiste à déterminer quelle idée aura le plus d’impact afin de commencer à la mettre en œuvre en priorité !
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